Harga barang dari pemasok luar negeri sering menjadi alasan perusahaan mulai mempertimbangkan impor. Namun, keputusan pembelian untuk proyek industri tidak dapat dibuat dari harga produk saja. Mesin yang tiba dengan spesifikasi kurang tepat atau material yang datang setelah jadwal pemasangan bisa menimbulkan biaya yang jauh lebih besar.
Impor barang industri dari China perlu dimulai dari
kebutuhan penggunaan di Indonesia. Tim pengadaan harus memahami apa yang akan
dibeli, kapan barang diperlukan, dan dokumen apa yang harus tersedia ketika
barang diterima.
Pastikan spesifikasinya dapat diperiksa
Nama produk dalam katalog belum tentu cukup untuk membuat
pesanan. Untuk mesin atau komponen, mintalah model, ukuran, kapasitas,
kebutuhan daya, bahan, gambar teknis, dan daftar komponen yang termasuk. Jika
barang harus terpasang pada sistem yang sudah ada, periksa titik sambungan dan
persyaratan kompatibilitasnya.
Dokumen yang dibutuhkan setelah barang tiba juga perlu
disebutkan sejak awal. Manual, hasil pengujian, atau sertifikat material
mungkin relevan tergantung jenis barang dan ketentuan proyek. Cantumkan
persyaratan itu dalam permintaan penawaran agar pemasok dapat menyatakan apa
yang sanggup disediakan.
Perhitungkan seluruh perjalanan barang
Waktu produksi di pabrik hanya satu bagian dari jadwal.
Masih ada persiapan kemasan, pengiriman internasional, proses kedatangan, dan
distribusi menuju gudang atau lokasi proyek. Jika barang harus digunakan pada
tanggal tertentu, hitung jadwal dari tanggal pemakaian lalu mundur ke batas
pemesanan.
Tanyakan pula bagaimana barang akan dikemas. Mesin dengan
komponen sensitif memerlukan perhatian berbeda dari material curah. Ukuran dan
berat kemasan dapat memengaruhi metode pengangkutan maupun biaya bongkar di
tujuan.
Bandingkan total biaya, bukan harga katalog
Penawaran yang tampak murah bisa berubah setelah ditambah
pengiriman, penanganan, pungutan yang berlaku, asuransi bila diperlukan, dan
transportasi lokal. Minta rincian tertulis mengenai biaya yang sudah termasuk
serta pihak yang bertanggung jawab pada setiap tahap.
Untuk kebutuhan bisnis, periksa persyaratan impor yang
berlaku bagi jenis barang sebelum menerbitkan pesanan. Jenis produk dan cara
pengirimannya dapat memengaruhi dokumen dan proses yang diperlukan. Jika belum
jelas, bahas klasifikasi dan kelengkapan dokumen dengan pihak yang menangani
impor sebelum pembayaran dilakukan.
Rencanakan penerimaan di lokasi
Tentukan siapa yang memeriksa jumlah, kondisi kemasan,
identitas barang, dan spesifikasi ketika kiriman tiba. Buat daftar pengecekan
sederhana berdasarkan dokumen pembelian. Jika ada selisih atau kerusakan, catat
segera dengan foto dan berita penerimaan agar tindak lanjutnya jelas.
Untuk barang yang langsung dikirim ke proyek, pastikan
lokasi memiliki akses serta alat bongkar yang sesuai. Kedatangan barang sesuai
jadwal tidak banyak membantu jika tim belum siap menerima dan menyimpannya.
Siapkan langkah bila barang tidak sesuai
Sebelum memesan, bicarakan bagaimana pemasok menangani
barang yang berbeda dari spesifikasi, jumlah yang kurang, atau kerusakan saat
diterima. Minta ketentuan tertulis mengenai cara menyampaikan temuan, dokumen
pendukung yang diperlukan, dan pilihan penyelesaiannya. Hal ini penting
terutama untuk komponen yang harus cocok dengan mesin atau instalasi yang sudah
ada.
Jangan menunggu barang tiba untuk menentukan siapa yang
boleh menyetujui penggantian spesifikasi. Tim teknis dan pengadaan perlu
memiliki jalur keputusan yang jelas. Jika satu komponen tidak tersedia,
alternatif dari pemasok harus diperiksa dampaknya terhadap fungsi, pemasangan,
dan jadwal proyek. Dengan pembagian tugas tersebut, keputusan dapat dibuat
berdasarkan kebutuhan penggunaan, bukan semata karena pengiriman sudah
terlanjur dilakukan.
Impor yang terencana menghubungkan keputusan pembelian
dengan kesiapan proyek di lapangan. Perusahaan yang memerlukan pembahasan
mengenai pengadaan dan pengiriman barang dari China dapat mengenal layanan Amanah Group serta menyampaikan
spesifikasi, jumlah, dan target kedatangan barang sejak awal.